VALIDATION DE LA PROPOSITION COMMERCIALE
Vous ne souhaitez pas donner suite à notre proposition ?
Afin de libérer l’option dans notre Agenda, nous vous saurions gré de nous confirmer votre annulation par mail dans les meilleurs délais. Au-delà de cette date et sans nouvelle de votre part, votre option sera annulée.
Vous souhaitez donner suite à notre proposition ?
Nous vous invitons à revenir vers nous pour convenir d’un Rdv pour la visite du lieu. A l’issue de cette visite, si tous vos critères sont réunis et que vous êtes sous le charme, il conviendra de verser un acompte (voir conditions ci-après). A réception, nous pourrons poursuivre nos échanges et adapter l'offre jusqu'à validation définitive.
La proposition pourra être ajustée par la suite selon le nombre définitif de convives. Vous pourrez y ajouter des options mais il ne sera plus possible de la revisiter à la baisse.

ANNULATION – REPORT
En cas de nouvelles restrictions sanitaires imposées par le gouvernement ne permettant plus la réalisation de l’événement (confinement - nombre de personnes restreint – fermeture des hôtels/ restaurants, pass sanitaire etc …), le prestataire s’engage à reporter l’événement à une date ultérieure (en accord avec le client et sous réserve de disponibilités) sans aucune pénalité.
En cas d’annulation de l’événement (hors restrictions liées à une crise sanitaire), la Direction se réserve le droit d’appliquer des pénalités selon les modalités ci-après.

ACOMPTE ET REGLEMENT
EVENEMENTS PRIVES
- Evénement inférieur à 10.000€ : Acompte 50% pour valider et garantir la date de l’événement ainsi que l’offre de base.
- Evénement supérieur à 10.000€ : Acompte 30% pour valider et garantir la date de l’événement ainsi que l’offre de base.
- Solde à régler au plus tard : 45 jours avant l’événement
En cas d’annulation de l’événement par le Client le prestataire ne sera pas redevable des sommes déjà versées comme suit :
• 45 jours avant l’événement : 100% de l’Acompte conservé par le prestataire
• Moins de 45 jours avant l’événement : 100% du montant total conservé par le prestataire.
EVENEMENTS SOCIETES
- Acompte 50% pour valider et garantir la date de l’événement ainsi que l’offre de base ou Bon pour Accord à convenir avec le prestataire.
- Solde à régler à réception de la facture

PRIVATISATION
La privatisation de notre établissement est valable à partir du début de votre événement comme indiqué sur l’offre jusqu’au lendemain matin 11h00.

CONFIRMATION DU NOMBRE DEFINITIF DE CONVIVES
Vous aurez jusqu’à 45 jours avant votre événement pour nous confirmer le nombre définitif de convives ainsi que le choix de votre menu unique, votre plan de table et la répartition des chambres.
A réception de votre confirmation du nombre définitif d’invités, la proposition sera finalisée sur cette base et ne pourra plus être modifiée à la baisse.
IMPORTANT : Toute modification du nombre de convives devra nous être signalée pour revoir le plan de table mais elle ne fera pas l’objet d’une révision tarifaire déjà finalisée.

CHOIX DU MENU UNIQUE
En même temps que la confirmation du nombre définitif de convives, nous vous invitons à nous transmettre le choix de votre menu unique. Seules les personnes contraintes à des restrictions alimentaires pourront bénéficier d’une proposition de menu alternative. Nous vous invitons à nous en faire la demande dans les meilleurs délais.
MALGRE NOTRE POLITIQUE INTERNE VOUS SOUHAITEZ PROPOSER LE CHOIX DES MENUS A VOS INVITES :
Il conviendra de nous transmettre 45 jours avant votre événement la liste des invités avec les choix de chacun dans un document Excel.
ATTENTION : Si lors du service, nous constatons un non-respect de la répartition des menus, les plats retournés en cuisine vous seront facturés. Aussi, nous ne pourrons pas être tenus pour responsable du manque de qualité dans le déroulement du service.

PLAN DE TABLE 
Nous vous invitons à nous faire part de votre plan de table idéal 45 jours avant votre événement pour validation.
Nous disposons de 3 tables ovales de 10 personnes puis de tables rondes de 8, 7, 6 et 5 personnes.
Si vous avez fait le choix de louer du nappage, le nombre de nappes sera déterminé et facturé selon votre plan de table.

REPARTITION DES CHAMBRES
Vous souhaitez prendre une partie voir la totalité des chambres de l’hôtel à votre charge ? Pour nous transmettre la répartition des chambres nous mettrons à votre disposition un fichier Excel qu’il vous suffira de compléter et nous retourner 45 jours avant votre évènement. N’hésitez pas à nous faire la demande de ce fichier.

DROIT DE SERVICE 
Le droit de service consiste à facturer les frais pour couvrir les services liés à la consommation d’un dessert réalisé par un prestataire externe. Il s’élève à 5€/ convive et inclut :
• L’utilisation des infrastructures : vaisselle, couverts, espace, nettoyage.
• Temps et travail du personnel : présentation du dessert, découpe et service à l’assiette

DROIT DE BOUCHON 
Nous comprenons parfaitement que, grâce à vos contacts ou à des fournisseurs directs, vous puissiez bénéficier de tarifs très avantageux sur certaines bouteilles. C'est une opportunité tout à fait compréhensible et intéressante.
Cependant, nous n’appliquons pas le droit de bouchon pour plusieurs raisons. Lorsque vous commandez une bouteille au sein de notre établissement, vous ne payez pas uniquement le vin ou le champagne, mais aussi l’ensemble du service qui l’accompagne et le cadre que nous vous offrons. Cela comprend une expérience complète que nous nous efforçons de vous offrir lors de votre événement.

MENUS - TARIFS
Nos propositions de menus et de tarifs sont susceptibles d’évoluer dans le temps selon la date de votre événement plus ou moins lointaine et selon les tarifs de nos fournisseurs. Cet éventuel changement vous sera proposé en amont car il pourrait entrainer une augmentation de nos tarifs

LES ENFANTS
Pour garantir le bon déroulement de notre service, les enfants ne doivent pas courir, jouer dans les lieux communs ou lieux réservés à notre personnel, ni monter ou descendre dans les étages de l’établissement.
Nous rappelons à notre clientèle que les enfants sont sous la responsabilité de leurs parents.
Nous déclinons toute responsabilité en cas d’accident.
Les enfants souhaitant jouer en extérieur doivent être sous la surveillance d’un adulte.
Tout dommage causé, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’établissement, vous sera facturé ou fera l'objet d'une déclaration de sinistre auprès de votre assurance.
Au-delà de 5 enfants lors des évènements, nous recommandons vivement à notre clientèle de prévoir un mode de garde adapté.

NUISANCES - RESPECT - DOMMAGES & ASSURANCES
Lors des événements privés ou sociétés, nous demandons à l’ensemble de notre clientèle de jouir uniquement de l'espace du château qui lui est réservé.
Nos clients doivent respecter les lieux mais aussi les autres clients, tant en termes de comportement qu'en termes de nuisance sonore dans toute l’enceinte de l’établissement y compris à l’extérieur. N'oubliez pas que l'Etablissement Ô Château est aussi un Hôtel. Passé 23h00, nous vous remercions de porter une attention toute particulière aux nuisances sonores : Dans le hall principal, dans les étages de l’hôtel mais aussi sur notre terrasse restaurant, lors de vos pauses cigarettes ou encore au moment de vous dire « Au Revoir »
(Merci de ne pas klaxonner !!)
Si vous souhaitez une ambiance dite "comme à la maison", animations, musique, autres … Alors il faudra envisager une privatisation totale des lieux.
NOUS VOUS RECOMMANDONS DE PASSER LE MESSAGE A VOS INVITES POUR EVITER TOUTE DECONVENUE.
TRES IMPORTANT
• Toute plainte de nuisance avérée par nos clients fera l’objet d’un remboursement intégral de la part de Ô Château vers le(s) client(s) plaignant(s) et sera directement refacturée à l’organisateur sans condition.
• Tout dommage causé, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’établissement, vous sera facturé ou fera l'objet d'une déclaration de sinistre auprès de votre assurance.

PRESTATAIRES EXTERNES
Nous vous invitons à nous tenir informés des prestataires susceptibles d'intervenir pour votre événement. Ainsi, nous pourrons anticiper leur accueil et leur proposer (avec votre accord) un Forfait Plat + Boissons Softs durant leur prestation.
ATTENTION : La Direction se réserve le droit de refuser une prestation si elle estime que celle-ci est inappropriée ou si elle est susceptible d’incommoder les autres Clients et selon le modèle de privatisation retenu.
Vous faites le choix de passer par un Pâtissier Externe ? Nous vous invitons à récupérer le support du dessert le jour de votre Evènement en l'état. L'établissement Ô Château ne stock pas les équipements des prestataires et décline toute responsabilité en cas de non réclamation de votre part le Jour J.

LA DECORATION
La décoration de l'espace dédié à votre événement ainsi que la désinstallation ne sont pas à la charge de l'Etablissement. Si vous souhaitez apporter votre décoration, (Marques places, bonbonnières, centres de tables, autres éléments de décoration, etc...) nous vous remercions d’en
convenir d’avance avec le Service événementiel et de prévoir son enlèvement avant la fermeture de l’établissement.
Pour plus de confort, vous pouvez bénéficier d’un forfait pour la mise en place de votre décoration par nos soins. Le tarif sera fixé en fonction du nombre d’éléments à mettre en place.
Chaque ensemble de mobilier et éléments de décoration sont la propriété de Ô Château. Ils sont dédiés à un espace défini. Si vous souhaitez en bénéficier sur un autre espace il vous sera facturé le coût de la main d’œuvre ou de la location (à convenir avec l'Equipe événementielle)

LES CONFETTIS
L’utilisation de confettis est strictement interdite dans l’ensemble des espaces de l’établissement, qu’ils soient intérieurs ou extérieurs. Cette mesure vise à préserver la propreté des lieux et à faciliter leur entretien.

TABAC
Conformément à l’application du décret no 2006-1386 du 15 novembre 2006 fixant les conditions d’application de l’interdiction de fumer dans les lieux affectés, nous vous rappelons que notre établissement est entièrement non-fumeur. Il est strictement interdit de fumer ou de vapoter dans l’enceinte de l'établissement, chambres y compris.
Toute suspicion d’odeur de tabac fera l’objet d’une pénalité de 400 €.
TRES IMPORTANT
• Toute plainte de nuisance avérée par nos clients liée au déclenchement de l’alarme incendie fera l’objet d’un remboursement intégral de la part de Ô Château vers le(s) client(s) plaignant(s) et sera directement refacturée à l’organisateur sans condition.

NOS AMIS LES ANIMAUX
Nous rappelons à notre Clientèle que les animaux ne sont pas admis dans l'enceinte de l'Etablissement (Intérieur et Extérieur). Tout dérogement à cette règle fera l’objet d’une pénalité de 200€

DROIT A L’IMAGE
Dans le cadre de son activité, notamment lors d’événements tels que mariages, baptêmes, communions ou autres réceptions, l’établissement peut être amené à réaliser des photos ou des vidéos à des fins de communication (site internet, réseaux sociaux, supports promotionnels, etc.).
Les clients et leurs invités sont informés que des images prises durant leur présence dans l’établissement sont susceptibles d’être diffusées. Le fait de participer à l’événement vaut acceptation de cette possibilité. Toute personne ne souhaitant pas apparaître sur ces supports est invitée à en informer expressément la direction avant le début de l’événement.

NOS HORAIRES
Notre établissement vous ouvre ses portes selon les horaires suivants :
Notre Restaurant
Le Lundi (fermé le midi) : 19h00 à 00h00
Du mardi au Vendredi : 12h00 à 15h00 - 19h00 à 00h00
Le Samedi (fermé le midi) : 19h00 à 00h00
Le Dimanche : 12h00 à 17h00 - Fermé le soir
Nos Espaces BAR
Ouverture & Privatisation sur demande (sous conditions) jusque 02h00
Check in Hôtel
Du Lundi au Samedi de 17h00 à 22h30
Check Out Hôtel
Du Mardi au Dimanche 11h00

HEURES SUPPLEMENTAIRES
Toute heure supplémentaire devra être convenue d’avance avec la Direction de l’établissement et vous sera facturée 50€/ heure et par membre du personnel mis à disposition (toute heure entamée est une heure due). 

Nous vous remercions de votre compréhension et restons à votre disposition pour en discuter.
La Direction Ô Château .

Ô Château – Siège Social : 19 Faubourg Sainte Catherine – 57700 Hayange
SIREN# 891 132 698 – TVA 21891132698
Réception : 03.54.86.92.75 / Evènementiel : +352.661.781.592